Ahora es el momento de ir pensando en el año que viene, de planificar (palabra clave) su desarrollo para que todo el mundo en la empresa conozca los objetivos que se les van a exigir y puedan trabajar en ellos desde el día 1 de enero. Hay que empezar unos meses antes porque es un proceso que lleva tiempo. Los pasos a seguir para su implementación son estos:

    1. Plantilla
      Construir la plantilla de ingresos y gastos no es fácil porque no existe un modelo general, cada organización es un mundo y posee su propia estructura financiera. Incluso empresas que se dediquen a la misma actividad la desarrollan de formas distintas, la gestión es absolutamente personal. Por esto, hay que conocer a fondo la actividad para que se recojan en la plantilla todos los conceptos significativos y no se nos escape alguna fuente de ingresos o gastos.

 

    1. Cumplimentación
      Una vez establecida la estructura presupuestaria, hay que rellenarla, es decir, hacer la previsión, cuantificar cómo se va a comportar cada partida y plasmarlo en el documento. ¿Quién tiene que hacerlo? Aquel o aquellos a quienes se va a exigir luego el cumplimiento de esos objetivos, para que su compromiso con la tarea sea total. Si el presupuesto se fija desde la dirección sin contar con los responsables de conseguirlo, el vínculo que les unirá a su consecución será mucho más débil. En las empresas más pequeñas, sin departamentos definidos, puede ser el propio empresario el encargado de su diseño y cumplimiento.

 

    1. Discusión
      Cuando los responsables de departamento han hecho su presupuesto, la dirección debe reunirse con cada uno de ellos y repasarlo, discutirlo, modificarlo si es necesario, siempre de común acuerdo. Este paso es crucial para que todo el proceso tenga sentido. Que sean ellos los que prevén los números no significa que sean ellos los que deciden que esos son los números válidos, porque si el empresario no los repasa luego con ellos van a ocurrir dos cosas: primera, van a prever lo que más les convenga a ellos individualmente, ya que su visión está limitada a su parcela de actuación. Es el empresario, gerente o director general quien tiene la visión de conjunto. Y segunda, si no ven que el proceso parte del más alto nivel, no van a ser ellos los que se comprometan a cumplir algo que ven que a la empresa (la dirección) no le interesa. Me explico mejor: no puede ser la misma persona que tiene que cumplir un objetivo la que lo establezca. Los objetivos los valida el jefe.

 

    1. Seguimiento
      Ya tenemos nuestro presupuesto construido, cumplimentado y validado, operativo 100%. Si nos quedamos aquí y no cuidamos que se cumpla, todo lo anterior ha sido una pérdida de tiempo y dinero. Por ello hay que ir midiendo, con la periodicidad que se necesite (semanal o cada dos semanas en las más pequeñas), cada una de las partidas que componen nuestro plan y comparar con lo que se previó. Esto nos va a ir indicando si vamos conforme a lo previsto o si vamos desviados, y nos dice dónde y cuánto. Y lo sabremos por adelantado, antes de que termine el mes, con lo que tendremos tiempo de corregir. ¿Y qué ganamos con esto? Pues lo que todas las empresas quieren ganar: dinero.

 

  1. Cierre
    No por ser la última fase es la menos importante. Cuando el año esté cerrado y se puedan comparar datos reales con previstos de todos los meses, hay que estudiar las desviaciones que se han producido, las acciones que se tomaron para corregirlas y el grado de consecución de objetivos. Además del resultado económico, el análisis proporcionará valiosa información no financiera, tal como la implicación del personal con los objetivos, la eficiencia de su gestión, capacidad de trabajo en equipo, etc. Por ello, el presupuesto anual es, además de una potente herramienta de gestión, un importante elemento motivador.

El presupuesto debe guiar la gestión de toda empresa, grande o pequeña. Es una parte esencial de las finanzas y la tesorería. No contar con uno es como salir de viaje sin saber a dónde va. No deje que el resultado que consiga sea cuestión de suerte.