Vamos a analizar la importancia de conocer en todo momento qué cantidad de stock tenemos

Consideraciones desde el punto de vista económico-financiero

  1. El stock, su variación, es un dato que nos mejora o empeora la Cuenta de Resultados a través del Coste de Ventas, según la variación sea positiva(Ex.finales menores a las iniciales), o negativa(Ex.finales mayores las iniciales). El Coste de Ventas es el consumo que tenemos para adquirir o fabricar productos. Este consumo no tiene por qué coincidir con lo que nos cuesta producir o vender.                                                                                                        
    La Variación de Existencias ajusta el consumo real
  2. El stock tenemos que financiarlo hasta que lo vendamos y cobremos. A todos nos encanta tener nuestros almacenes repletos de mercancías porque no nos faltará casi de nada para vender. Pero hay que tener en cuenta los flujos de dinero de entrada y salida. Esto es, cuándo vamos a pagar lo comprado, y cuándo vamos a cobrar lo vendido. Los stocks no se hacen dinero líquido hasta que se cobran, por tanto mientras no los vendamos hemos de financiar el tiempo que permanezcan en nuestros almacenes. 
    El equilibrio nivel de stocks y financiación es crítico

Consideraciones desde el punto de vista operativo

  1. Stock máximo, nos permite conocer qué cantidad máxima de artículos vamos a tener en nuestro almacén. Este concepto es importante pues su cálculo óptimo permite ahorro de costes, sobre todo en cuanto a gastos financieros y obsolescencias. Stocks y financiación son conceptos que van unidos.
  2. Stock de seguridad, con él podremos hacer frente a la irregularidad en los plazos de entrega del proveedor, o a contingencias que retrasen la llegada de los pedidos. Evitamos que nuestra producción se pare, o dejemos de vender ese artículo por no estar disponible. El coste de oportunidad por no poder vender el artículo, aparece como un coste que muchas veces no se tiene en cuenta por no venir reflejado.
  3. Punto de pedido, recoge la cantidad de existencias de un artículo o producto, en nuestros almacenes, para realizar el pedido. En este concepto se ha de tener en cuenta el stock de seguridad, consumo diario y el tiempo de suministro por parte del proveedor.

 

http://es.slideshare.net/farcordd/presentacin-gestion-stock

http://es.slideshare.net/farcordd/presentacin-gestion-stock

La gran mayoría de pymes que poseen, gestionan, y en definitiva “viven” del stock no tienen un conocimiento más o menos exacto del mismo en cada momento, ni aun teniendo potentes ERPS para controlarlos. Esto nos pone de manifiesto que el problema fundamental es de procedimientos, no de instrumentos

La práctica habitual suele ser contar al menos una vez al año, y ahí es donde viene el primer error CONTAR

¿contamos bien?. Todo el mundo piensa que sabe contar, pero créanme que luego difiere mucho de la realidad, sobre todo si la jornada  o jornadas se alargan y el cansancio hace mella.

Acciones a realizar en el recuento de un inventario

  1. La preparación, indispensable pensar previamente cómo, cuándo y quienes van a participar en el inventario. Desde la elección del día o días, las personas que participarán, qué va a contar cada uno, por dónde empezar, etc parecen tareas simples y fáciles pero que requieren una planificación para que el día del inventario no sea un caos.
  2. El control, se establece como fundamental que haya un coordinador del inventario que vaya haciendo frente a las eventualidades que puedan surgir, y vaya haciendo cumplir lo que se ha planificado.
  3. La verificación, es el instrumento para asegurar que nuestro inventario está bien hecho. Establecer recuentos aleatorios de verificación, aplicando medidas correctoras consistentes en recontar de nuevo las zonas donde hemos detectado errores, nos dará las garantías para que nuestros stocks sean reales.

Acciones a realizar en los sistemas de información de un inventario

  1. Es deseable usar hardware y software que nos faciliten la tarea de introducción de los datos de inventario en el sistema, tales como pistolas inalámbricas. Si por contra usamos papel y bolígrafo es indispensable el uso de un mismo formato, claro , conciso y limpio, para evitar errores de comunicación e interpretación por parte de la persona que introduce los datos. Normalmente se poseen programas informáticos que controlan el stock.
  2. No estropear el inventario en el tiempo. Aquí es donde entran en juego los procedimientos de entradas y salidas. Los errores más comunes que podemos encontrar son:
  • Errores de codificación, fundamental identificar cómo vamos a dar entrada y salida a los productos recibidos.
  • Errores de entrada, el  repaso de la mercancía que entra de manera correcta evitará que arrastremos el error en el proceso. Todo lo que viene en el albarán del proveedor no debe darse por válido sin objeción ni repaso.
  • Errores de salidas, la identificación de los artículos es primordial para que se dé de baja del stock aquello que realmente estamos vendiendo. Etiquetar artículos con referencias y códigos de barras propios, usar los códigos de barras del fabricante y sus referencias, etc ha de ser una política bien sabida por los vendedores o preparadores de pedidos para la óptima identificación del producto que ha de salir.

 

Todo esta información de qué hacer, cómo, cuándo y quién hacerlo ha de ser conocida por todo el personal encargado de las tareas, para que se haga de la misma forma y manera, evitando así individualismos, descoordinación, y errores.

 

Plasmar por escrito estos procedimientos en un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, es fundamental para el buen funcionamiento de nuestra Pyme

En conclusión quiero remarcar con este post lo costes que supone no conocer una variable tan importante como es el stock. Hablamos de costes financieros, costes de oportunidad, costes de mal uso de recursos humanos y medios físicos, etc.

Una última recomendación, controlen su stock, porque es su DINERO almacenado en sus estanterías

¿Te parece imposible o muy difícil llevar a cabo el recuento? ¿No sabes por dónde empezar? ¿Tienes dudas? Contacta conmigo y resolveremos esas dificultades

http://www.direxterna.com/contacto/

By Manuel Picón, Licenciado en Dirección de Empresas, MBA, Socio Director en Direxterna Dirección Financiera, Experto en Finanzas y optimización de Pymes